На внедрение ERP систем компании продолжают тратить огромные средства. Однако последние исследования показали, что около 54% этих проектов выходят за рамки бюджетов. Поскольку все больше и больше компаний рассматривают ERP системы, как способ повышения своей конкурентоспособности за счет улучшения производительности и бизнес-анализа, важно понимать, как избегать непредвиденных расходов и излишних трат при их внедрении.
Существуют две основные схемы формирования бюджета:
- Схема фиксированной оплаты
- Схема оплаты, исходя из затрат времени и ресурсов.
Но прежде чем перейти к предметному разговору о том, какая схема лучше подойдет для вашего проекта (и кармана), посмотрите на список того, из чего обычно состоит стандартный проект по внедрению:
- Анализ требований
- Установка
- Конфигурация
- Внедрение
- Перенос данных
- Адаптация
- Настройка отчетности
- Тестирование
- Обучение
- Документация
- Управление проектом
Также необходимо помнить о стандартных коэффициентах (соотношение цена программного обеспечения : услуги) при расчёте затрат, связанных с внедрением ERP системы. Для простых проектов, то есть когда речь идет о работе с основным финансовым ПО, такое соотношение составляет 1:1. В случае более сложных проектов по автоматизации бизнес-процессов соотношение составляет 1:2, например, когда система включает такие опции, как распределение материальных потоков и цепочка поставок.
Кто может ответить на вопросы, которые помогут вам принять решение в пользу той или иной схемы формирования затрат, лучше, чем эксперт в области внедрения ERP систем? Мы провели интервью с экспертом, имеющим 20-летний опыт в сфере бизнес-технологий, программного обеспечения и решений.
Вопрос: Существует ли единая оптимальная схема формирования затрат для реализации проекта по внедрению ERP системы?
Эксперт: Некоторые компании предпочитают производить оплату по факту оказания услуги, другие – более универсальную схему фиксированной платы. Обе схемы имеют преимущества и недостатки. По личному опыту скажу, что большинство руководителей хотят получить не просто максимальную отдачу от вложенных средств, но и снизить риски, с которыми может столкнуться организация.
Инициируя такой всеобъемлющий проект, как внедрение ERP системы, вас ожидает множество рисков, и вы конечно, хотите их избежать. В процессе реализации возникают проблемы, связанные со временем и срывами, обучением персонала и переносом данных, и, конечно же, с затратами. Проекты по внедрению ERP систем в зависимости от масштаба предприятия и целей могут стоить от сотен тысяч (конечно же в зависимости от размера компании) и, до многих десятков миллионов рублей. Большинство руководителей хочет избежать рисков, связанных с перерасходом средств и времени. В этом случае лучше всего подойдет схема фиксированной оплаты или схема оплаты, не позволяющая исполнителю превысить бюджет.
Вопрос: В чем состоят преимущества и недостатки схемы фиксированной оплаты?
Эксперт: По существу, при использовании схемы фиксированной оплаты риск превышения бюджета делится между заказчиком и поставщиком услуги по внедрению ERP системы. Несмотря на то, что схема фиксированной оплаты может потребовать бОльших расходов, чем схема оплаты, основанная на фактических затратах времени и ресурсов, для заказчика она является лучшим вариантом. Если поставщику услуги по внедрению ERP системы потребуется больше времени на реализацию проекта, то ему придется самостоятельно покрывать дополнительные расходы. Цель всегда состоит в том, чтобы внедрить ERP решение как можно более эффективно и рационально, затрачивая меньше времени и ресурсов ко всеобщей выгоде сторон. Разделяя риски внедрения системы, заказчик и поставщик услуги будут стараться придерживаться единого мнения на протяжении всего процесса реализации проекта.
Вопрос: В чем состоят преимущества и недостатки схемы оплаты, основанной на фактических затратах времени и ресурсов?
Эксперт: Преимущество схемы оплаты, основанной на фактических затратах времени и ресурсов, как правило, состоит в том, что она требует меньших расходов по сравнению со схемой фиксированной оплаты, так как вы заплатите только за то, что было использовано в ходе процесса внедрения. Самый главный недостаток внедрения ERP системы с оплатой по факту заключается в том, что у поставщика услуги нет стимула делать свою работу быстрее, то есть реализовывать процесс за меньшее временя. Фактически, такая схема оплаты позволяет недобросовестным поставщикам услуг тянуть с завершением проекта по внедрению ERP системы. Подобное поведение может стоить заказчику дополнительных расходов или вообще срывом выполнения проекта.
Вопрос: Можете рассказать о каких-нибудь ошибках, которые допускают компании при формировании бюджета на внедрение ERP системы?
Эксперт: Когда речь идет о внедрении ERP системы, или любой другой бизнес-технологии, худшая ошибка, которую может допустить компания – это экономия. Не экономьте. Руководитель проекта со стороны заказчика может принять неверное решение в процессе реализации проекта. Чаще всего неверное решение выражается в виде реплик, типа «Нам это ненужно», «Мы без этого проживем», «Ведь сейчас без этого работаем», «Это мы можем пропустить». Что происходит в результате такой попытки сэкономить? Все кончается тем, что увеличиваются и объемы работ, и затраты в ходе реализации проекта. Как правило, в итоге все сводится к тому, что предприятие тратит больше времени и средств на исправление ошибок и добавление чего-либо на более поздних этапах реализации проекта. А ведь могло быть все наоборот, если бы в процессе подготовки внедрения ERP системы был проведен всеобъемлющий анализ с оптимизацией каждого рекомендуемого шага, а не стремление как можно больше «отрезать». Экономия в любой сфере может обернуться проблемами. Особенно устрашающие масштабы эти проблемы принимают, когда речь идет о внедрении бизнес-технологий на любом уровне.
Вопрос: Не могли бы вы посоветовать компаниям, как им не допустить превышения расходов в процессе поиска поставщика услуг по внедрению ERP системы?
Эксперт: Планирование, планирование и еще раз планирование. Когда речь заходит о внедрении ERP системы, планирование – это лучший и самый простой совет, который я могу дать предприятию или компании любого размера, масштаба, с любой долей рынка. Компании важно составить подробнейшую, я бы даже сказал, скрупулёзную схему своих процессов. Крайняя организованность и активность на этапе планирования и выработки стратегии в ранний период внедрения ERP системы позволит довести проект до успешной реализации. К процессу планирования и составления схем должен быть привлечен консультант по ERP системам. Таким образом, вы и ваш консультант сможете обмениваться целями, предвидеть изменения и совместно вырабатывать требования. Планирование – это единственный, наиболее эффективный способ не допустить превышения расходов и нарушения графиков, и достичь целей всеми вовлеченными сторонами. Гораздо проще составить схему, план, выработать стратегию взаимодействия и сотрудничества на ранней стадии проекта, чем возвращаться назад позднее и пытаться изменить цели, или, что еще хуже, исправлять проблемы, которые не были предвидены в результате реализации неверной стратегии. Планирование, планирование и еще раз планирование – это и есть путь к успешному внедрению ERP системы.
Если у вас есть опыт или советы по поводу внедрения ERP систем, вы можете делиться ими в своих комментариях!