Выручка - тщеславие, Наценка - суета, а Деньги правят миром.

Если вы слышали эту фразу раньше, то, скорее всего, легко поймете, почему так важна сверка счетов.

Если вы ее понимаете, но не знаете точно, что она означает на практике, то это хорошо, что вы оказались здесь. Даже если вы не бухгалтер и не работаете сами с документами, но имеете дело с финансами, вы наверняка знаете, что счета нужно обязательно сверять с платежами. Иногда еще говорят "связывать", "закрывать", "мирить", "сопоставлять"...

Что такое Сверка счетов?

Это процесс согласования поступлений и расходов денег, например, в банковской выписке или в кассе, со счетами клиентам и от поставщиков.  В результате сверки понятно, какие счета оплачены, а какие - нет.

Если у вас в компании не будет регулярно проводиться такая сверка, или она будет отнимать слишком много времени, то вы постепенно будете погружаться в хаос, потому что вы не будете знать, какие счета поставщиков вы оплатили, а какие нет, и какие счета оплатили ваши покупатели.

Сверка счетов - это ключевой процес. Если она выполняется регулярно и быстро, это говорит о том, что, скорее всего, ваши деньги под контролем и учет ведется правильно.

Меньше работы, Больше результат

Сверка не должна быть сложной, она не должна отнимать много времени. Тот, кто занимается бизнесом, не должен тратить время на заполнение табличек и занесение в них данных. Но чаще всего именно в табличках ведут счета и отмечают, оплачены они или нет. Это отнимает много времени и не удобно. 

Для упрощения этой работы есть программы. Они помогают выполнять эту работу, сами подбирают подходящие платежи для счетов, позволяют выполнять сверку счетов в полу-автоматическом режиме.

Поздравляем, все выполнено!

Легко понять, насколько скучно и утомительно каждый раз, получив выписку из банка, искать в таблицах счета и отмечать их оплаченными - от такой работы можно повеситься. Совсем другое дело, когда система сама собирает на один лист все оплаты и поступления, и подбирает для них счета (по датам, суммам, контрагентам и другим реквизитам). Вам остается только подтвердить, нажав кнопку "Ок". 

И разве это не весело - получить поздравления за рекордную скорость проведенной работы?

А если суммы не сходятся?

Мир был бы идеален, если бы все всегда сходилось, если бы клиенты всегда правильно указывали номера счетов. Но это как мир во всем мире - все хотят, но он не настает. Вы не должны впадать в панику, если вам не удалось полностью сопоставить платежи со счетами. Такое может случиться по ряду причин, каждая из которых имеет свое решение. Вам просто нужно выбрать правильное.

Есть пять основных причин, по которым может не найтись соответствие счета и платежа:

1. Вы могли дать скидку за досрочный платеж. Или вам ее дали.

2. Из платежа могут быть удержаны банковские сборы или изменился курс валюты.

3. Или может быть остаток просто будет оплачен позднее и счет должен остаться оплачен частично?

4. Менеджеры могли забыть ввести счет в систему.

5. И, наконец (и к сожалению), вы понимаете, что счет не будет оплачен полностью и вам придется списать остаток оплаты в убыток.

Кстати, может быть еще 6 причина...

6. Клиент заплатил больше, и вы можете принять это как дополнительный доход.
 

Скорее всего, шестая причина вряд ли может случиться в реальности. Поэтому вернемся к пяти причинам!

В идеале, как только вы выяснили причину, вы должны предпринять правильное действие: откорректировать или ввести новый счет, списать убытки или оплатить только часть счета и т.п.

Конечно, причин частичной оплаты счетов может быть больше тех пяти, которые мы написали выше - это самые распространенные. Будет здорово, если вы потратите время и напишете свой список возможных причин расхождения счетов и платежей, характерный для вашего бизнеса, а затем определите необходимые действия для каждой из них - это ускорит работу по сверке, сделает ее проще и даст вам возможность иметь постоянно актуальные данные о задолженности клиентов и планируемых расходах денег.

.

Еще несколько вещей, которые полезно знать о сверке счетов:

• Регулярная сверка счетов дает возможность лучше контролировать самый ликвидный актив - деньги.
• Правильно поставленный процесс позволит избежать злоупотреблений и мошенничества - разделите тех, кто выписывает счета, проводит банковские выписки и проводит сверку счетов - когда это разные люди, все будет под контролем без вашего непосредственного участия!
• Используйте информационную систему, которая позволяет проводить частичное сопоставление, дает держать счета частично оплаченными, разделять платежи, добавлять необходимые дополнительные поля, и еще она должна быть простой в работе. 

Сверка счетов может быть простым и увлекательным занятием. Убедитесть сами в нашем демо Odoo.ru.