Упрощайте управление цепочками поставок с помощью системы двойной записи
Стоит ли искать различные решения, если вы можете использовать одно, уже известное вам? Чтобы добиться успеха, совсем не обязательно искать инновационных подходов к решению проблем. Вместо того, чтобы изобретать колесо, не проще ли попробовать применить решение, не требующее дополнительных исследований?
Чтобы наладить учет материальных запасов и управление цепочками поставок в целом, достаточно использовать подход, применяемый в бухгалтерском учете. Аж с 13-го века система двойной записи считается одной из лучших. По сей день этот подход к учету ценится за точность и эффективность.
Что собой представляет система двойной записи?
Система двойной записи построена на принципе учета каждой операции на двух счетах.
Например, при учете движения материалов вы записываете приход (поступающие запасы) на одном счете, а выбытие (выбывающие запасы) – на другом.
Вся система построена том, что суммы на двух счетах должны иметь одинаковое значение. Вы не можете отдать больше, чем получили. Если суммы на счетах не совпадают, значит в учет закралась ошибка.
При ведении количественного материального учета не используются термины «Счета», вместо них используется «Местонахождение», но принципы остаются те же.
Чтобы проиллюстрировать принцип системы двойной записи для склада, давайте изучим движение запасов:
1/ Мы заказываем 30 почтовых ящиков у Поставщика X и помещаем их на Склад А. Эту операцию мы учитываем при поступлении товара:
| Местонахождение | Товары |
| Поставщики -> Поставщик X | - 30 упаковок |
| Наши Склады -> Склад A | + 30 упаковок |
2/ Мы отправляемм 14 почтовых ящиков покупателю XYZ, что представляет собой следующую операцию:
| Местонахождение | Товары |
| Наши склады -> Склад A | - 14 упаковок |
| Покупатели -> Покупатель XYZ | + 14 упаковок |
3/ После осуществления этих двух операций, в каждом местонахождении мы увидим следующие объемы запасов:
| Местонахождение | Товары |
| Поставщики -> Поставщик X | - 30 упаковок |
| Наши склады -> Склад A | + 16 упаковок |
| Покупатели -> Покупатель XYZ | + 14 упаковок |
Мы хорошо видим, что сумма запасов во всех местонахождениях равна нулю. Мы можем четко контролировать каждую точку, в которой находится товар, просто наблюдая за суммой. В этом случае очень просто выявить ошибку или проблему, поскольку вам нужно контролировать только одно значение.
3 причины организации складского учета
на основе принципов бухгалтерского учета
Как повысить эффективность цепочки поставок
1. Неотъемлемая точность и управление в реальном времени
В бухгалтерском учете нет места для понятия «приблизительно». Нет места ему и в системе управления запасами. Полное соответствие сумм в двух проводках гарантирует вам отсутствие ошибок. Система двойной записи предполагает несколько способов проверки наличия ошибок, которые отсутствуют в системе одинарной записи (еще ее называют «учет на регистрах»). Система устроена так, что позволяет пользователю выявлять несостыковки на любом уровне. Вы можете с легкостью разделить потоки запасов для каждого отдельного местонахождения и найти, в каком из потоков постоянно «теряются» товары. Ваше программное обеспечение сможет моментально определить ошибочную операцию путем поиска несовпадающих проводок. Вам не нужно будет ждать, пока клиент попросит проверить правильность поставок. Вы сможете извлекать выгоду из возможности проверки канала поставок в режиме реального времени.
2. Гибкость, масштабируемость и простота контроля
Размер и сложность структуры ваших складов могут меняться по разным причинам. Система двойной записи - это гибкая и легко масштабируемая система. Увеличение количества узлов/шагов в вашей цепочке поставок предполагает лишь добавление еще одной «точки» в систему. Даже если вы добавите в канал поставки еще одно местонахождение товара, весь процесс от этого не изменится и контроль будет осуществляться по такому же логическому принципу: сравнение сумм двух потоков. Расширяя данную логику, вы также можете включить в систему информацию от сторонних поставщиков или складских хозяйств. Система двойной записи позволяет вам совершенствовать микроконтроль во всей цепочке поставок. Эта система одинаково подходит как небольшим компаниям, так и крупными корпорациями.
3. Минимизация расходов и оптимизация времени выполнения операций
Очевидно сходство между управлением запасами и управлением оборотным капиталом. В бухгалтерии под управлением оборотным капиталом понимается принятие решений относительно наличия ликвидных средств и средств для краткосрочного финансирования. Хорошая система учета позволяет поддерживать достаточный уровень оборотных средств для финансирования краткосрочных нужд. Если объем оборотного капитала мал, то в качестве компенсации вы используете краткосрочные займы. Несомненно, долг требует обслуживания. То же самое происходит в системе управления запасами. Если ваши запасы не покрывают потребности (образуется необеспеченный заказ), вам приходится нести дополнительные затраты для восполнения дефицита товара, и вы теряете деньги. Поэтому мы можем использовать стратегию оптимизации оборотного капитала в целях оптимизации запасов!
Примеры повышения эффективности цепочки поставок
Группировка и автоматизация отчетности по всем видам операций
Микроконтроль за процессом, детальная настройка каждого местоположения для быстрого устранения проблемы
Не стоит думать, что местоположение товара – это не так важно.
Чем больше деталей и этапов движения товара вы учтете, тем проще будет понять, как перемещаются потоки товаров, и тем проще будет осуществлять микроконтроль за ними. Высокую скорость реагирования можно повысить путем разделения маршрута движения товаров на более мелкие сегменты – так вы получите более детальную информацию о том, что тормозит вашу цепочку поставок в целом.
Пример классической цепочки поставок интернет-магазина:
Ваш руководитель службы снабжения получает сигнал о задержке поставки товара с Внутреннего Склада А. Вы знаете, что проблема возникает на уровне Комплектования, но не знаете где точно. Вам нужно связаться и послать кого-то в нужное место, чтобы проверить ситуацию и получить дополнительную информацию.
Именно в этой точке вам необходимо добавить несколько дополнительных сегментов внутри цепочки поставок.
Разделив на сегменты свой процесс “Комплектование”, вы сможете немедленно локализовать проблему. Предположим, проблема возникает между упаковкой продукта и доставкой его на “Склад В”. При этом, на этапе “Транзит Б” нет проблем с доставкой продукции на “Внутренний Склад А”. Значит, вам необходимо послать кого-то, чтобы исправить проблему на “Склад В”. В качестве временного решения проблемы можно договориться о перевозке продукции после упаковки сразу на “Внутренний Склад А” посредством средств участка “Транзит Б”.
Использование более подробной цепочки поставок поможет вам упростить процесс обнаружения проблем и позволит найти временное решение.
Детализируйте всю цепочку поставок, путем ее сегментирования и включения в нее подробных действий на каждом отдельном участке маршрута. Таким образом вы сможете оптимизировать процесс управления запасами и своим производством.
Используйте в учете небольшие участки распределения товаров, номера полок, прочие небольшие местоположения, чтобы оптимизировать процесс для каждой операции.
Анализ ключевых получателей и оптимизация маршрутов
Оптимизация процесса управления запасами повышает степень удовлетворенности клиента.
Не забывайте составлять вести наблюдения за конечными получателями товара. Некоторые компании допускают ошибки, не пересматривая свои цепочки поставок на регулярной основе. Мир меняется и меняется обстановка. Каким бы эффективным не был ваш текущий маршрут поставок, это все лишь временное явление.
Немного наблюдательности и вы сможете сократить время доставки, быстрее обслужить клиентов и сократить расходы.
