Организация корпоративных мероприятий без головной боли

Сделайте ваши мероприятия незабываемыми!

odoo.ru

Почти каждая компания, большая или маленькая, в определенный момент времени сталкивается с необходимостью организации корпоративного мероприятия. Идет ли речь о встречах в узком кругу для налаживания контактов с новыми клиентами, или же о масштабных собраниях сотрудников и партнеров со всего мира, основные принципы организации используются те же.

В начале нынешнего года компания Odoo организовала «День открытых дверей». И хотя мероприятие проводилось пятый год подряд, на этот раз у сотрудников компании был план провести более масштабную встречу и вывести ее на качественно новый уровень. Организация 3-х дневного мероприятия на 2000 человек вызвала определенные сложности  у небольшой команды маркетологов. Кто-то из сотрудников компании уже сталкивался с организацией подобного рода встреч. Для кого-то это был первый опыт такого рода. За несколько недель подготовки к событию сотрудники компании извлекли немало ценных уроков, которые позволят им в следующем году организовать «Дни открытых дверей» на еще более высоком уровне. Наиболее важные выводы и рекомендации по проведению мероприятий приведены ниже.

Что нужно сделать до мероприятия

1. Введите сотрудников в курс дела

Одна из важнейших задач – оповестить всех сотрудников компании о приближающемся событии. О нем должен знать не только отдел маркетинга, но и отдел продаж, производство, и даже сотрудники бухгалтерии и отдела кадров. Все должны быть осведомлены о мероприятии, его основных целях и о том, чего хочет добиться компания. Сотрудники отдела продаж могут оповестить о нем своих (потенциальных) клиентов, производственники – подготовить темы для презентации, и так далее.

2. Начните подготовку заранее

Организация крупных мероприятий должна начинаться по меньшей мере за несколько месяцев до начала их проведения. Необходимо зарезервировать место, найти ведущих, выбрать кейтеринговую компанию и так далее. Чтобы привлечь больше людей к участию на стадии продвижения мероприятия, начните заранее реализовывать билеты со скидками. Завязывайте партнерские отношения со СМИ, университетами, и прочими организациями, которые могут помочь прорекламировать ваше мероприятие и привлечь больше участников. Начинайте реализовывать стратегию продвижения как можно раньше:  анонсируйте событие в социальных сетях, разошлите письма партнерам, создайте VIP приглашения наиболее значимым клиентам.

3. Оповестите аудиторию и заранее подготовьте документы

Убедитесь в том, что всем участникам мероприятия заранее известно место и время его проведения. Возможно, участники, прибывающие из-за границы или даже из другого города, не знакомы со страной/городом, где проводится мероприятие. На странице, посвященной событию, создайте раздел «полезная информация» и разместите там все, что необходимо знать участникам: как добраться до места проведения, в каких отелях останавливаться, какие рестораны расположены в округе, и так далее. Разработайте четкие инструкции с указанием того, как добраться до места проведения мероприятия, оставьте номера телефонов для связи, чтобы заблудившиеся участники смогли связаться с вами для получения помощи.

Также важно заранее оформить все необходимые документы. Создайте понятную форму регистрации с полями для получения всей необходимой информации об участниках. Эта информация позволит вам заранее подготовить бейджи и комплекты информационных материалов. Поверьте, нет ничего хуже, чем очередь из сотен людей у стола информации, ожидающих карточки участника с правильно написанным именем.

Что необходимо сделать во время мероприятия

4. Распределите обязанности

Чтобы не запутаться при регистрации участников или не допустить одновременного проведения нескольких презентаций или семинаров, необходимо четко распределить обязанности между сотрудниками. Назначьте одного ответственным за организацию питания, другого – за работу стола информации, по одному сотруднику – за организацию каждого семинара, и так далее. Каждый из этих людей будет отвечать за работу команды в конкретной области. А еще должен быть руководитель – тот, кто сможет осуществлять контроль, быстро решать проблемы по мере их возникновения, а также распределять мелкие обязанности между другим членам группы.

5. Будьте готовы ко всему

Всякое может случиться во время проведения масштабной и оживленной встречи. Будьте готовы к любому «несчастью» и всегда имейте наготове запасной план (можно даже несколько). Представьте, что будет, если обслуживающая компания поставит недостаточное количество продовольствия, или случится отключение электроэнергии, или сильный дождь помешает проведению мероприятий на открытом воздухе? Вам необходимо уметь решать такие проблемы в момент их появления.

6. Настроитесь на позитив

Всегда улыбайтесь и будьте в хорошем настроении что бы ни произошло и как бы вы ни устали. Хороший настрой очень важен. Вы же не хотите, чтобы ваши клиенты, партнеры и прочие участники видели, как вы раздраженно суетитесь и кричите на своих подчиненных.  Если создать приятную, доброжелательную атмосферу и порадовать собравшихся (как сотрудников, так и участников), людям понравится ваше мероприятие несмотря на все недочеты в виде холодной еды или путаницы в расписании.

Чем заняться после 

7. Подведите итоги

Думаете, как только завершится встреча, работу можно будет считать выполненной? Нет! Важной частью каждого мероприятия является подведение итогов. Разошлите участникам анкеты и попросите их высказать свое мнение относительно проведенной встречи (мнения участников подскажут вам, какие шаги следует предпринять в следующий раз, чтобы поднять организацию встречи на более высокий уровень). Как вариант, вы можете послать участникам по электронной почте благодарственные письма со специальным предложением. В сообщение подведите итоги встречи, поблагодарите гостей за посещение мероприятия и предложите им специальную скидку на ваши услуги.  И конечно, не нужно забывать публиковать фотографии со встречи в социальных сетях, писать о ней в блогах, выкладывать видео ролики с семинаров и прочих мероприятий.

8. Оцените и проанализируйте

По окончанию мероприятия дайте своим коллегам немного отдохнуть, а затем организуйте собрание, на котором оцените и проанализируйте проведенное мероприятие. Соберите всех сотрудников, которые участвовали в организации мероприятия, и выслушайте предложения и замечания каждого из них. Вы сразу обнаружите слабые места и моменты, требующие корректировок, а также ознакомитесь с идеями, которые позволят сделать следующие мероприятия намного лучше!

9. Поблагодарите сотрудников

И последний, но не менее важный момент: не забудьте поблагодарить сотрудников за их вклад в общее дело.

Ваша компания скоро проводит конференцию или планирует бизнес-семинар?

Организуйте мероприятие на высшем уровне в odoo.
Начните прямо сейчас - это очень просто!

 

Подпишитесь и читайте первыми наши интересные статьи

Понравилась статья?
Поделись: